Wat
Het Lokaal Bestuur Wommelgem zoekt een geschikte uitbater voor de exploitatie van een pop-up winterdorp op het terrein aan Brieleke 18 tussen 1 december 2025 en 11 januari 2026. Heb jij interesse om het winterdorp op een creatieve manier vorm te geven met aandacht voor sfeer, gezelligheid en een winterse beleving? Maak je dan kenbaar voor 19 juli en dien jouw uitgewerkt voorstel uiterlijk in op 29 augustus voor 10 u. via evenementen@wommelgem.be.
Zowel inwoners, verenigingen als commerciële organisaties uit Wommelgem kunnen zich kandidaat stellen. Horeca-ervaring is een plus, maar zeker geen must. Belangrijker is een sterk, doordacht concept en een helder uitgewerkt plan. De concessie wordt toegewezen volgens een specifieke procedure, waarbij het gemeentebestuur voor de beste uitbating kiest vanuit het oogpunt van algemeen belang.
In de toewijzingsleidraad wordt volledige concessie uitgebreid omschreven (van algemene situering, voorwerp van de concessie, tot het voorstel zelf en aan welke criteria jouw voorstel moet voldoen). Gelieve deze leidraad zorgvuldig door te nemen! De belangrijkste zaken sommen we hieronder nog even voor je op:
II. Voorwerp van de concessie
Wat krijg je als concessiehouder?
- De volledige verharde ondergrond: Deze mag ingericht worden als winterdorp, de voetbalterreinen zelf mogen niet publiek toegankelijk zijn.
- Elektriciteit: 230 V beschikbaar. Indien je sterkstroom nodig hebt, voorzie je zelf een stroomgroep.
- Water: Aansluiting voor watertoevoer en afvoer is voorzien. Verbruik wordt afgerekend via meterstanden.
- Promotie: Het winterdorp wordt aangekondigd via de gemeentelijke website, sociale media en andere communicatiekanalen.
Verloop procedure
De toewijzing van de opdracht verloopt in twee fasen:
- Indiening en beoordeling: Geïnteresseerden dienen een concreet concessievoorstel in. De kandidaturen worden gecontroleerd op volledigheid, handtekening, strafregister en relevante ervaring. Alle kandidaten worden geïnformeerd over hun selectie of niet-selectie.
- Toewijzing: Geselecteerde kandidaten lichten hun voorstel en businessplan toe aan een jury. Daarna wordt de opdracht toegewezen door het college van burgemeester en schepenen.
Indicatieve timings
| Tussen 1 en 19 juli 2025 | Kandidaatstelling via mail aan evenementen@wommelgem.be |
| Tussen 22 en 25 juli 2025 | Verplicht plaatsbezoek door de kandidaten. Afspraak aan te vragen via mail: evenementen@wommelgem.be. |
| 22 augustus 2025 vóór 10 u. | Uiterste datum voor het indienen van vragen en/of opmerkingen over de leidraad. Opgelet: Tussen 2 augustus 2025 en 17 augustus 2025 worden geen vragen beantwoord wegens afwezigheid van de contactpersonen. |
| 29 augustus vóór 10 u. | Uiterste datum digitaal indienen voorstel en inrichtingsplan via evenementen@wommelgem.be. |
| Tussen 8 en 12 september 2025 | Toelichting businessplan door de kandidaten |
| Eind september 2025 | Toewijzing van de opdracht door het College |
| Vanaf 3 november 2025 | Start voorbereiding op het terrein |
| Vanaf 1 december 2025 | Opening winterdorp |
| 11 januari 2026 | Sluiting winterdorp |
| 30 januari 2026 | Volledige oplevering van het terrein |
III. Concessievoorstel indienen
Je dient je voorstel digitaal in via het formulier in Bijlage A op pagina 13 van de toewijzingsleidraad , uiterlijk op 29 augustus 2025 om 10 u. per mail naar: evenementen@wommelgem.be, t.a.v. Nele Vandenhoudt, Lokaal bestuur Wommelgem.
Wanneer je indient, ga je akkoord met volgende zaken:
- De inhoud van de toewijzingsleidraad.
- Je dient in als enige kandidaat of als deel van één samenwerkingsverband.
- Je voorstel is opgesteld in het Nederlands.
- Het voorstel is rechtsgeldig ondertekend (met functie en/of volmacht).
- Je bent op de hoogte van alle proceduredetails en draagt de kosten zelf.
- Je houdt alle vertrouwelijke informatie geheim.
- Je voorstel blijft 90 dagen geldig.
Verplichte inhoud voorstel
Het voorstel bestaat verplicht uit 6 hoofdstukken, duidelijk van elkaar te onderscheiden. De detailvereisten en toe te voegen bijlagen per hoofdstuk lees je in de toewijzingsleidraad op pagina 8.
- Administratieve gegevens
- Uittreksel strafregister
- Ervaring / Deskundigheid en eigen motiveringsnota
- Exploitatievoorstel met motivering, concept en plan van aanpak
- Businessplan
- Voorstel basisconcessievergoeding
Toegangsrecht, kwalitatieve selectie, toewijzingscriteria
De concessie is toegankelijk voor natuurlijke en rechtspersonen die voldoen aan de voorwaarden, zoals een blanco strafregister. Kandidaten worden geselecteerd op basis van ervaring, deskundigheid, motivatie en een kwaliteitsvol, haalbaar voorstel met aandacht voor familiale sfeer, lokale verankering en duurzaamheid.
De volgende criteria zijn van toepassing bij de toewijzing van de concessie:
-
Kwaliteit van de invulling van de concessie (70%)
-
Lokale verbinding (15%)
-
Duurzaamheid (15%)
Meer details over de toewijzingscriteria lees je van pagina 9 tot en met 11 in de toewijzingsleidraad.
Bijlagen
Opgelet: Lees zeker goed de bijlagen, die je terugvindt van pagina 13 t.e.m. 25 in de toewijzingsleidraad en zorg dat je deze zeker invult/controleert!
-
Bijlage A: Aanvraagformulier
-
Bijlage B: De concessieovereenkomst
-
Bijlage C: Attest van plaatsbezoek
-
Bijlage D: Bankverklaring
-
Bijlage E: Vertrouwelijkheidsverklaring externe medewerkers
-
Bijlage F: Inventaris
-
Bijlage G: Overzichtsplan met aanduiding van het winterdorp
