Algemeen reglement adviesraden

Aangenomen door de gemeenteraad op 27 juni 2019
Datum publicatie website: 1 oktober 2019

Artikel 1. OPRICHTING

1.1. De gemeenteraad is bevoegd om adviesraden op te richten conform de kaderregeling voorzien in het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017. 

1.2. Het lokaal bestuur, met name de gemeente en het OCMW, beschikt over de volgende adviesraden:

  • Jeugdraad
  • Cultuurraad
  • Sportraad
  • Seniorenraad
  • Milieu- en Natuurraad
  • Gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking (GROS)
  • Welzijnsraad
  • Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK)

Verder bestaan ook nog de beheerraad bibliotheek en de Gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Ordening (GECERO), doch deze hebben, gelet op de specifieke wettelijke regeling, elk hun eigen reglement.

Artikel 2. DOELSTELLINGEN

2.1. De adviesraden hebben als doel op regelmatige en systematische wijze het lokaal bestuur te adviseren elk in hun eigen domein en zo de participatie van de inwoners van Wommelgem te bevorderen.

Dit advies kan gegeven worden op vraag van het lokaal bestuur of op eigen initiatief.

2.2. De adviesraden kunnen enkel adviseren en kunnen nooit beslissen over de voor advies voorgelegde vraagstelling.

Artikel 3. SAMENSTELLING

3.1. Ten hoogste twee derde van de leden van de adviesraden mag van hetzelfde geslacht zijn anders kan er niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.

3.2. Elke adviesraad bestaat uit effectieve leden met stemrecht alsook plaatsvervangers en waarnemers zonder stemrecht. Politieke mandatarissen kunnen geen effectief lid of plaatsvervanger zijn van de adviesraden.

 a) Effectieve leden:

  • De afgevaardigde van een plaatselijke organisatie/vereniging die een actieve rol speelt binnen de specifieke bevoegdheden van elke adviesraad en binnen het grondgebied van de gemeente;
  • Deskundige en geïnteresseerde burgers.

 b) Waarnemers:

  • de bevoegde schepen en/of consulent of lokale beleidsverantwoordelijke;
  • de sprekers, deskundigen of adviseurs aanwezig op uitnodiging van de adviesraad;
  • elke andere geïnteresseerde die de adviesraad wenst bij te wonen en die niet valt onder de effectieve leden;
  • de medewerker aangeduid door het lokaal bestuur die de functie van secretaris vervult (zie ook 3.7).

3.3. Elke kandidaat dient zijn kandidatuur in via het digitaal loket van de gemeente.

3.4. Voor elk effectief lid mag een plaatsvervanger aangeduid worden.

De plaatsvervanger moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als het effectief lid.

3.5. Het effectief en plaatsvervangend lid mogen beiden de vergadering bijwonen, doch enkel het effectief lid mag aan de stemmingen van de vergadering deelnemen. Als het effectief lid verontschuldigd/afwezig is, dan heeft de plaatsvervanger wel stemrecht.

3.6. De voorzitter wordt rechtstreeks gekozen uit de effectieve leden bij geheime stemming en bij gewone meerderheid van stemmen. Indien na de eerste stemronde geen enkele kandidaat de meerderheid van de stemmen behaalde, wordt er een tweede stemming gehouden tussen de 2 kandidaten met de meeste stemmen in de eerste ronde.

3.7. De rol van secretaris wordt opgenomen door een lid van de administratie van het lokaal bestuur.

Artikel 4. VOORWAARDEN LIDMAATSCHAP EN BENOEMING

4.1. De leden van de adviesraad moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie/vereniging waardoor ze worden aangeduid;
  • geen politiek mandaat uitoefenen;
  • slechts optreden als vertegenwoordiger (effectief of plaatsvervangend) van één enkele organisatie;
  • minstens 18 jaar oud zijn (uitgezonderd jeugdraad: minstens 16 jaar oud en seniorenraad: minstens 55 jaar).

4.2. De adviesraad oordeelt over de schriftelijke en gemotiveerde aanvraag. Het kan de nieuwe kandidatuur aanvaarden of verwerpen.

4.3. De kandidatuur die verworpen is door de adviesraad kan in beroep gaan bij het college van burgemeester en schepenen binnen de 30 dagen na ontvangst van de weigering.

4.4. Het college van burgemeester en schepenen beslist of de nieuwe kandidatuur al dan niet dient opgenomen te worden in de adviesraad. Zij geeft hiervan kennis aan de adviesraad.

Artikel 5. DUUR VAN HET LIDMAATSCHAP

5.1. De leden van de adviesraad worden verkozen voor zes jaar. Hun benoeming is hernieuwbaar. Na de installatie van de nieuwe gemeenteraad wordt uiterlijk binnen de zes maanden overgegaan tot benoeming van de nieuwe leden van de adviesraden.

5.2. Na de installatie van de nieuwe gemeenteraad behartigt de oude adviesraad de lopende zaken1 tot de nieuwe adviesraad is samengesteld en geïnstalleerd. 

Artikel 6. BEËINDIGING VAN HET LIDMAATSCHAP

6.1. Aan het lidmaatschap van de leden wordt een einde gesteld door:

a) het ontslag van de betrokkene uit de adviesraad of afvaardigende organisatie. Dit ontslag wordt schriftelijk meegedeeld aan de betrokken gemeentedienst door de organisatie of door de betrokkene zelf;

b) door de betrokkene zelf op de adviesraad;

c) overlijden of rechtsonbekwaamheid van het lid;

d) drie opeenvolgende afwezigheden op vergaderingen van de adviesraad zonder zich te verontschuldigen;

6.2. Bij het beëindigen van het lidmaatschap van een effectief lid neemt het plaatsvervangend lid de opdracht van het effectief, ontslagnemend lid over.

Artikel 7. WERKINGSPRINCIPES

7.1. Effectieve leden:

  • onderschrijven de doelstellingen van de adviesraad en de verbintenis om actief mee te werken aan de realisatie ervan;
  • gaan de verbintenis aan om de vergaderingen van de adviesraad regelmatig bij te wonen tenzij er belet is door overmacht of een andere belangrijke reden, in welke gevallen men zich tevens uitdrukkelijk zal verontschuldigen;
  • verbintenis van de afgevaardigden om hun achterban grondig te informeren over de werkzaamheden van de adviesraad en ook geregeld overleg te plegen in functie van het opsporen van behoeften, ideeën en verwachtingen bij de eigen organisatie;

 7.2. Rechten van het effectief lid:

  • spreekrecht op alle vergaderingen van de adviesraad;
  • recht op informatie m.b.t. de inhoud van alle overheidsdocumenten die de adviesraad aanbelangen. Deze documenten kan men opvragen bij de secretaris van de adviesraad.

7.3. De adviesraden vergaderen minimaal 2 maal per jaar.

7.4. Om een geldige stemming te kunnen houden moeten ten minste 1/3de van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

7.5. De adviesraden nemen hun beslissingen bij gewone meerderheid.

7.6. De stemming is geheim wanneer 1 lid hierom verzoekt.

7.7. De secretaris stelt de notulen op. De notulen worden binnen de 4 weken ter goedkeuring aan de effectieve leden voorgelegd. Deze effectieve leden krijgen maximum 4 weken om deze goed te keuren. Het goedgekeurde verslag wordt op de website van de gemeente gepubliceerd.

7.8. De adviesraden beschikken maximaal over 6 weken om hun advies uit te brengen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de adviesaanvraag. Het lokaal bestuur zal binnen een termijn van 6 weken, te rekenen vanaf de datum dat het advies van de adviesraad bij het lokaal bestuur toekwam, een schriftelijk en gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de voorzitter van de adviesraad. 

De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van hogervermelde termijnen buiten beschouwing gelaten.

Artikel 8. TAKEN ADVIESRAAD

8.1. De adviesraad heeft als taak:

  • de krachtlijnen van de werking van de adviesraad vast te leggen;
  • de werking van de verschillende werkgroepen te ondersteunen, te bevestigen en indien nodig, bij te sturen;
  • nieuwe leden op te nemen;
  • aanduiding en ontslag van leden;
  • het verstrekken van adviezen aan het lokaal bestuur;
  • het oprichten van werk- en themagroepen.

8.2. De adviesraden zijn openbare vergaderingen.

8.3. De adviesraden worden per e-mail of brief bijeengeroepen met vermelding van de datum, plaats, uur en agenda.

8.4. De uitnodigingen voor de adviesraden worden minstens 7 dagen op voorhand naar alle leden toegestuurd.

Artikel 9. WERKGROEPEN

9.1. De adviesraden kunnen, wanneer dat nodig blijkt, werkgroepen oprichten.

9.2. De werkgroepen hebben tot doel initiatieven uit te werken voor het lokaal bestuur. Zij worden betrokken bij de invulling van beleidsprojecten.

9.3. De vergaderingen van deze werkgroepen zijn openbaar. De werkgroepen bepalen zelf de frequentie van samenkomsten die nodig zijn voor het organiseren van een activiteit of initiatief.

9.4. De verschillende werkgroepen zijn samengesteld uit :

  • een voorzitter of gespreksleider,
  • alle geïnteresseerden, al dan niet lid van de adviesraad,
  • een verslaggever, aangeduid door de deelnemers van de werkgroep.

9.5. Derden kunnen als spreekgerechtigd lid op de werkgroepen uitgenodigd worden.

Artikel 10. FINANCIELE MIDDELEN

10.1. De gemeenteraad stelt een budget voorop in het meerjarenplan voor de werking van de adviesraden.

10.2. De financiële middelen, die ter beschikking gesteld worden door het lokaal bestuur, dienen aangewend te worden voor de dagelijkse werking van de adviesraad, volgens de werkwijze van de administratie van het lokaal bestuur.

Lopende zaken zijn dringende zaken waarvan het advies niet redelijkerwijze kan worden uitgesteld of zaken waarvan het belang gering is.